Avukatlıkta zaman yönetimi

Yetiştirilme ve geçmiş alışkanlıklar

Zaman yönetimi çocukluğumuzdan başlayarak kazanmamız gereken bir disiplindir. Ancak Türk eğitim sistemi, zamanlarını planlama konusunda bilinçlenmiş bireyler yetiştirmediği için zamanı yönetmek bizlerin kişisel beceri ve disiplini sayesinde mümkün olmaktadır. Hatta çocukluğumuzda ve gençliğimizde zamanımızın yönetimi konusunda bizim dışımızda etkili olan insan sayısı ne kadar fazla ise ilerleyen yaşlarda ve mesleğimize başladığımızda zaman yönetimi ve bunun disiplinini kazanmak bir o kadar güçleşebilmektedir.

Zamanı yönetebilmenin avukatlara kazandıracakları

Sahip olduğumuz zamanı etkin bir şekilde değerlendirmek ve kontrolünü elimizde tutabilmemiz bize bir çok yarar sağlayacaktır. Günlük koşuşturma ve hiç yetişmeyen işlerden sıyırabildiğimiz beyinlerimiz, gelecek için planlama yapacak dinginlik ve özgürlüğe kavuşacaktır. Böylece bulunduğumuz şartlar ve ortamın esiri halinde kalmak yerine gelişmeyi ve ilerlemeyi de düşünme imkanı bulabiliriz.

Zamanla, gazete başlıkları, Yargıtay karar özetleri ve karşı tarafın dava dilekçelerinden başka birşey okumadığını fark eden avukatlara dönüşmeyi kim ister? Zamanımızı kontrol altında tutarak, işimizle ilgili gelişmeleri takip edebileceğimiz makale ve kitaplar ve hatta bizi dinlendirecek yayınlar okumaya bile zaman bulabiliriz.

Artıracağımız zaman sayesinde ailemize, arkadaşlarımıza daha çok zaman ayırabilir, tanıdığımız insan sayısını artırmak için farklı ortamlara zamanımız ayırabiliriz. Yine zamanında biten işler sayesinde yeterince dinlenmeye ve uyumaya ve böylece sağlığımızı korumaya da özen gösterme imkanı bulabiliriz.

Düşünce yapımız ve kabullerimiz

Avukatlar çoğunlukla, işi başından aşkın, işlerini yetiştirmek için hiç yeterince zamanı olmayan, önemsiz şeylere bir dakika bile zaman ayıramayacak kadar meşgul insan imajı çizerler. Çizdikleri imaj ilk başta bir tür pazarlama girişimi olsa da zamanla bu imaja gerçekten inanmaya ve kabullenmeye başlarlar. Bu algılama tamamen geliştirdiğimiz tarzın “düşünme alışkanlığına” dönüşmesiyle ilgilidir. Ancak günümüzde bu tür insan profili çok çabuk ayırt edilebildiğinden ve inandırıcı bulunmadığından, alışkanlıklarımız bize zarar veren davranışlar haline dönüşmüş olabilir. Geliştirdiğimiz alışkanlıklarımız, lehimize olduğu sürece işlerimizi kolaylaştıran kısayollar, işlerimize engel olmaya başladığı zaman ise aşılması gereken engeller olarak karşımıza çıkarlar.

Zaman denetimi

Her gün alışkanlıklarımız nedeniyle zamanın nasıl geçtiğini bilemiyorsak bu durumu değiştirmenin ilk yolu zamanımızı nasıl geçirdiğimizi denetlemektir. Bunun en etkili yolu da günlük faaliyetlerimizi listelemek veya günlük tutmaktır. Böylece gün içinde bize en çok zaman kaybettiren uğraşılarımızı tespit etme ve bunlara ayıracağımız zamanı azaltma imkanıı bulabiliriz. Liste netleştiğinde bu kez bu liste üzerinde düşünerek, neleri değiştirebileceğimizin listesini yapmalı buna sıkı bir şekilde uymalıyız.

Ara vermek zaman kaybı değildir. Çalışma sırasında verilen küçük aralar dikkatimizi tazeleyerek verimliliğimizin korunmasını sağlar. Ancak ara vermeler, erteleme ve dikkat dağınıklığı olarak karşımıza çıkıyorsa ve amacını aşacak kadar uzun sürüyorsa bu durum da üzerine gidilmesi gereken bir zaman yönetimi sorunudur.

Günün en verimli saatleri?

Kimi insanlar sabahları, kimileri ise akşamları daha etkinidir. Öncelikle kişilerin kendi vücut takvimlerinin günün hangi saatinde daha verimli çalışmaya yatkın olduğunu belirlemeleri gerekir. Yapılan araştırmalar bu zamanların çoğunlukla sabahın erken saatleri olan 7 ila 11 saatleri olduğunu göstermektedir. Bu nedenle bu saatlerden iyi yararlanmak erken uyanmayı, erken kalkabilmek, yeterince uyuyabilmek için erken yatmayı gerektirmekte. Ancak avukatlar gibi günün en verimli olabilecek zamanlarında duruşma için adliyede zaman kaybediyor olmak, zaman yönetiminin işimizin verimliliği korumak için ne kadar önemli olduğunu bir kez daha ortaya koymaktadır. Geç vakitlere kadar çalışmak gerekebilir ama bunu alışkanlık haline getirmemek gerekir. Aksi halde, dikkat dağınıklığı, sürekli bitkinlik ve yorgunluk gibi yeni sorunlarımız olabilecektir.

Genel zaman kaybettiriciler?

Zamanı boşa harcamak, insanın doğasında vardır. Bu bizim kendi seçimlerimizin sonucu olabileceği kadar, çeşitli etkenler de zamanımızı istemediğimiz halde alabilirler. Zaman kaybettiricilerle mücadele etmek onları zamanımızı çalmadan tanıyıp engel olmakla mümkündür.Zaman kaybettiriciler genelde şunlardır:

  • Kişisel, çevresel düzensizlik,
  • Kişisel erteleme, geciktirme alışkanlığı,
  • Zaman kaybettirecek isteklere hayır diyememek,
  • Planlanmamış beklemeler,
  • Beklenmeyen aksaklıklar,
  • Randevusuz ziyaretçiler,
  • Uzayan / gereksiz telefon görüşmeleri,
  • Gereksiz posta ve kargolar,
  • Uzayan dedikodu / kahve / sigara sohbetleri,
  • Amacını aşan / gereksiz titizlik,

Kişisel, çevresel düzensizlik

Yanlış yere konulmuş dosyalar, yanlış dosyaya takılmış bulunamayan belgeler… Bir avukatlık bürosundaki en sıkıntılı anların sorumlularıdır. Böyle bir durumun vereceği stresten ve zaman kaybından korunmanın en iyi yolu iyi bir dosyalama sistemi oluşturmak ve masa üzerlerinde, açıkta hiçbir evrak bulundurmamaktır. ABD’li hukuk firmaları, dosyalar ve ilgi bekleyen evraklarla dolu masalar yerine, “temiz masa” politikasını benimsemiş durumdalar.

Türk avukatlar için dosyalama sistemi konusunda herhangi bir standart bulunmamaktadır ve staj eğitim programlarının en büyük eksikliklerinden birisi de stajyer avukatlara evrak ve dosya yönetimi konusunda tecrübe aktarımı yapılmaması, bu konuda bir standart oluşturulamamasıdır. Halbuki yönetim bilimlerinden yararlanılarak avukatların daha verimli çalışması sağlanabilir. Zaman kaybettiriciler arasında masa ve büro dağınıklığı kadar, zihin dağınıklığı da zaman israfına neden olmaktadır. Bu nedenle zaman yönetimi uzmanları kesintiye uğramış olsa da başlanmış bir iş bitirilmeden bir diğerine başlanmamasını önermektedirler.

Kişisel erteleme, geciktirme alışkanlığı

Jane Allan’ın dediği gibi, “Hiçbir şey ertelemek kadar uzun sürmez“. Yine ona göre ertelemenin esas sebebi korkudur. Masamızın üzerinde yıpranmış ve üzerinde çay lekesi bulunan evraklar varsa, bunlar ertelenen işlere en iyi örneklerdir ve bu ertelememiz genellikle şu sebeplere dayanır:

  • Yapmaktan nefret ettiğimiz için,
  • Sonuçlarından korktuğumuz için,
  • Nasıl yapılacağını bilmediğimiz için,
  • Yapmaktan zevk almadığımız için.

Erteleme ve geciktirme her insanın doğasında olduğu oranda avukatlık mesleğine de yansır. Ancak bu erteleme ve geciktirmeler genellikle usul hukukundan kaynaklanan süreler ve avukatın özen yükümlülüğü nedeniyle pek fazla uzayamaz.  Ertelenen işler genellikle sıkıcı, hoşlanılmayan, araştırma gerektiren ve angarya olarak değerlendirilen işlerdir. Bu ertelemelerin verimliliğimizi düşürmemesi için uzmanlar, her iş için bir bitirme tarihi belirlenmesini, bu işin bitirilmesi karşılığında içten içe bir ödül veya ceza sistemi geliştirilmesini, hatırlatıcılardan yararlanılmasını, en önemlisi ise ertelenmeye meyilli olunan “sıkıcı” işleri en kısa sürede bitirerek, hem o işten hem de verdiği stresten öncelikle kurtulmayı öneriyorlar.

Zaman kaybettirecek isteklere hayır diyememek

Hayır diyememek, avukatların çok fazla zamanına malolan bir durumdur. Bu durumun arkasında birçok algı ve beklenti yatar. Şöyle cümleler duymaya alışmışsınızdır: “O müvekkilin bende 4 tane önemli davası var nasıl hayır diyeyim?”. Ancak bu soru cümlesi pek az profesyonellik barındırır. Aldığımız işlerin, yapmamız için zorlandığımız bedelsiz işlerde, şantaj aracı olarak kullanılmasına hayır diyebilmeliyiz. Yardıma koşmak ve buna devamlı hazır olmak, iyi insan özellikleridir. Ancak verdiğimiz yardımın paraya tahvil edilmesi gereken bir hizmet türü olması gerçeği karşısında, insanlarda yaratacağımız “yardımsever” intibasının bize büyük zararları olacaktır. Bahsettiğim kaygılarla kabullenilen işlerin bedelsiz olarak yapılıyor olmasının müvekkil için hiçbir önemi yoktur. Çünkü onu yapmayı artık kabul etmişsinizdir. Siz bundan dolayı taktir beklerken, aksine; kabul ettiğiniz ve zamanında yetiştiremediğiniz işler nedeniyle, “güvenilmez avukat” olarak nitelenmeniz büyük olasılıktır. Hayır diyebilmek konusunda William Ury tarafından yazılan Pozitif Hayır’ın Gücü kitabını her meslektaşımın okumasını öneririm.

Randevusuz ziyaretçiler

Bir avukatlık bürosunda gelip gidenlerin sayısının fazla olması genellikle özlenen ve tercih edilen bir durumdur. Ama bu durum kontrolden çıkmış ve sizi çalışamaz hale getirmişse, dur demenin zamanı gelmiş demektir. İnsanlar ülkemizde, diğer profesyonel meslekler için gösterdikleri özeni, avukatların mesaisine göstermeme eğilimindedirler. Ne de olsa -kafalarındaki imaja göre- avukatlar oturdukları yerden para kazanırlar ve hergün vatandaşın “muhteşem” sorunlarını günün her saatinde dinlemeye hazır ve nazır kişilerdir… İşte bu anlayıştaki ziyaretçilerin alacağı zamanı yönetmek, hem sabır hem de incelik gerektirir.

Tecrübeler ve uzman görüşleri göstermiştir ki, ne zaman geleceği belli olmayan müvekkillerin randevularına uymalarını beklemek yerine onları, onlar için ayrılan günde ve gerektiği kadar sürelerde ziyaret etmek daha iyi bir tercihtir. Böylece zamanın yönetimi ve görüşmeyi sonlandırma avukatın inisiyatifinde olacaktır. Bürodaki uzayan bir görüşme için de uzmanlar “ayağa kalkmayı” önermekteler. Çünkü ev sahibinin ayağa kalkması ile büyük oranda ziyaretçinin de ayağa kalktığı bir otomatik tepkiye sebep olunur. Hiç uygun olmadığınız zamanlarda ise ziyaretçinizi ayakta karşılamak ve gerekmedikçe oturmasını teklif etmemek de zaman yönetiminde başka bir etkili yol olarak tavsiye edilmekte. Bazı durumlarda dürüst davranıp, zamanınızın kısıtlı olduğunu, bitirmeniz gereken işler olduğunu açıkça söylemeniz gerekebilir.

Beklemeler…

İnsanların randevularına gecikmesi bizim ülkemizde olağan bir durumdur. Bu durumda zaman kaybetmemek için mutlaka yedekte bir iş bulundurmalı ve beklenen kişi gelene kadar bu işe devam edilmelidir Aksi halde beklemek, hem zaman hem de moral kaybı haline dönüşecektir. Yüzyüze görüşmenin derekmediği hallerde kullanımı oldukça kolay olan video konferans yazılımları zaman kazanmak için iyi birer seçenektir. Bu konuda en geniş imkan tanıyan program olarak Skype‘yi önerebilirim. Böylece ulaşım ve diğer beklemelerden kaynaklanan zaman kayıpları en aza indirilebilir.

Duruşma solunu önündeki beklemeler avukatların sabrını en çok zorlayanlardır. Burada geçen günün “en verimli zamanını” az sonra gireceğimiz davanın dosyasını gözden geçirerek ya da öğleden sonra yazacağımız bir dilekçe için bulduğumuz kaynağı gözden geçirerek mesaimize kazandırmamız mümkündür.

Zaman yönetimi ne değildir?

Zaman yönetimi saate karşı yarışmak ve bunu takıntı haline getirmek demek değildir. Zamanımızı yönetmek onu boşa hacamamak için yapmamız gerekenlerdir. Ama zaman yönetimi insan kapasitesinin sınırlarının sonuna kadar denenmesi de demek değildir.  Bu nedenle hayatımızı harap etmeyecek sayıda iş yapmayı hedeflemek ve buna uygun tempoda çalışmak en iyisidir.

Zaman yönetimi basit kurallarla ve disiplinli şekilde, özellikle yazılı planlar yaparak ve notlar alarak çalışmakla mümkündür. Zaman yönetimi adına yapabileceğimiz en büyük hata, hafızamıza güvenmek ve beynimizi not alarak rahatlatabileceğimiz işlerle meşgul etmek demek değildir. Beynimiz en fazla 7 – 8 düşünceyi aklda tutma kapasitesine sahiptir.

Zaman yönetimi aynı işi daha kısa zamanda ve kaliteli bir şekilde yapmak demektir. Yoksa zaman yönetimi alıştığımız verimsiz davranışlarımızı daha kısa zamanda yapmaya çalışmak demek değildir. Örneğin daha düzenli faks göndermeye çalışmak yerine, yazışmalarımızı e-posta ile yapmayı seçebiliriz. Müvekkil ve meslektaşlarımızla iletişim kurarken e-posta kullanmak büyük zaman kazandırır. Yeter ki e-posta yüz yüze görüşülmesi gereken bir konu için kullanılmamış olsun. Biz avukatlar yazışmalarımızda genellikle resmi ve sert bir dil kullanırız. Bu da yazdıklarımızdan istemediğimiz anlamlar çıkarılmasına neden olabilecektir. Bu nedenle ilişkileri eski haline getirmek gibi “zaman alıcı” bir işle uğraşmamak için en etkili iletişim yöntemini her işe göre ayrı ayrı belirlemek gerekir.

Kaynaklar

  • Marion E. Haynes, Kişisel Zaman Yönetimi
  • Jane Allan, Zaman Yönetimi

Facebook yorumları

adet yorum

Powered by Facebook Comments

Avukat, Arabulucu Şamil Demir (LL.M, MCIArb) 1976 Yılında Ankara’ da doğmuştur. 1997 yılında Anadolu Üniversitesi Hukuk Fakültesinden, 2011 yılında Başkent Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Özel Hukuk yüksek lisans programından mezun olmuştur. 1998 yılından bu yana Ankara Barosuna kayıtlı olarak serbest avukatlık yapmaktadır. 14.11.2013 tarihinden bu yana Adalet Bakanlığı Arabuluculuk Siciline kayıtlı arabulucudur. İngilizce bilmektedir. Evli, bir çocuk babasıdır. Şamil Demir, şu kurumlara üye ve akreditedir: - Ankara Barosu (Sicil No: 13560) Türkiye Barolar Birliği (Sicil No: 43868) - Adalet Bakanlığı HİGM Arabuluculuk Daire Başkanlığı (Sicil No: 0002) - Alternatif Uyuşmazlık Çözümleri Derneği (Başkan) - Chartered Institute of Arbitrators (MCIArb, Mediator Member: 36195) - International Mediation Institute, Certified Mediator Mediators Beyond - Borders International, Member World Mediation Organization, Fellow

“Avukatlıkta zaman yönetimi” hakkında 4 yorum var

  1. Avukatlıkta zamanı yönetmek makalenizde de belirtildiği üzere dış etkenler nedeniyle pek mümkün görünmüyor. Keşke yazınız “Avukatlıkta Zaman Üretmek” olsaydı…
    Saygılar.

  2. Haklisiniz. Ancak baslikta gerek uluslararasi ve ve gerekse yerel olarak kabul gormus olan “time management” in tam karsiligi olan “zaman yonetimi” nin en uygun baslik oldugunu dusunuyorum.

  3. Zaman yönetimi gibi şeyler, çok disiplinsiz beyinleri yola getirmek için iyidir. Ama zaten çalışmaktan hayatını yaşayamaz hale gelmiş kişiler için ise daha kaliteli daha çok hizmet eden köleler olmaları için kapitalizm tarafından vurulmuş fazladan birkaç kırbaçtır…

  4. Tebrik ederim. Çok güzel bir makale. Hayatın başında kazanamadığımız prensiplerin ceremesini çekiyoruz aslında. Sağlık, para, emek en önemlisi de hiçbir şekilde geri getiremeyeceğimiz “ZAMAN” . Zamanın kıymetini bilen ve “takıntı” yapmadan zamanını değerlendiren insanlardan olma temennisiyle…

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir