Avukatlıkta zaman yönetimi

Yetiştirilme ve geçmiş alışkanlıklar

Zaman yönetimi çocukluğumuzdan başlayarak kazanmamız gereken bir disiplindir. Ancak Türk eğitim sistemi, zamanlarını planlama konusunda bilinçlenmiş bireyler yetiştirmediği için zamanı yönetmek bizlerin kişisel beceri ve disiplini sayesinde mümkün olmaktadır. Hatta çocukluğumuzda ve gençliğimizde zamanımızın yönetimi konusunda bizim dışımızda etkili olan insan sayısı ne kadar fazla ise ilerleyen yaşlarda ve mesleğimize başladığımızda zaman yönetimi ve bunun disiplinini kazanmak bir o kadar güçleşebilmektedir.

Zamanı yönetebilmenin avukatlara kazandıracakları

Sahip olduğumuz zamanı etkin bir şekilde değerlendirmek ve kontrolünü elimizde tutabilmemiz bize bir çok yarar sağlayacaktır. Günlük koşuşturma ve hiç yetişmeyen işlerden sıyırabildiğimiz beyinlerimiz, gelecek için planlama yapacak dinginlik ve özgürlüğe kavuşacaktır. Böylece bulunduğumuz şartlar ve ortamın esiri halinde kalmak yerine gelişmeyi ve ilerlemeyi de düşünme imkanı bulabiliriz.

Zamanla, gazete başlıkları, Yargıtay karar özetleri ve karşı tarafın dava dilekçelerinden başka birşey okumadığını fark eden avukatlara dönüşmeyi kim ister? Zamanımızı kontrol altında tutarak, işimizle ilgili gelişmeleri takip edebileceğimiz makale ve kitaplar ve hatta bizi dinlendirecek yayınlar okumaya bile zaman bulabiliriz.

Artıracağımız zaman sayesinde ailemize, arkadaşlarımıza daha çok zaman ayırabilir, tanıdığımız insan sayısını artırmak için farklı ortamlara zamanımız ayırabiliriz. Yine zamanında biten işler sayesinde yeterince dinlenmeye ve uyumaya ve böylece sağlığımızı korumaya da özen gösterme imkanı bulabiliriz.

Düşünce yapımız ve kabullerimiz

Avukatlar çoÄŸunlukla, iÅŸi başından aÅŸkın, iÅŸlerini yetiÅŸtirmek için hiç yeterince zamanı olmayan, önemsiz ÅŸeylere bir dakika bile zaman ayıramayacak kadar meÅŸgul insan imajı çizerler. Çizdikleri imaj ilk baÅŸta bir tür pazarlama giriÅŸimi olsa da zamanla bu imaja gerçekten inanmaya ve kabullenmeye baÅŸlarlar. Bu algılama tamamen geliÅŸtirdiÄŸimiz tarzın “düşünme alışkanlığına” dönüşmesiyle ilgilidir. Ancak günümüzde bu tür insan profili çok çabuk ayırt edilebildiÄŸinden ve inandırıcı bulunmadığından, alışkanlıklarımız bize zarar veren davranışlar haline dönüşmüş olabilir. GeliÅŸtirdiÄŸimiz alışkanlıklarımız, lehimize olduÄŸu sürece iÅŸlerimizi kolaylaÅŸtıran kısayollar, iÅŸlerimize engel olmaya baÅŸladığı zaman ise aşılması gereken engeller olarak karşımıza çıkarlar.

Zaman denetimi

Her gün alışkanlıklarımız nedeniyle zamanın nasıl geçtiğini bilemiyorsak bu durumu değiştirmenin ilk yolu zamanımızı nasıl geçirdiğimizi denetlemektir. Bunun en etkili yolu da günlük faaliyetlerimizi listelemek veya günlük tutmaktır. Böylece gün içinde bize en çok zaman kaybettiren uğraşılarımızı tespit etme ve bunlara ayıracağımız zamanı azaltma imkanıı bulabiliriz. Liste netleştiğinde bu kez bu liste üzerinde düşünerek, neleri değiştirebileceğimizin listesini yapmalı buna sıkı bir şekilde uymalıyız.

Ara vermek zaman kaybı değildir. Çalışma sırasında verilen küçük aralar dikkatimizi tazeleyerek verimliliğimizin korunmasını sağlar. Ancak ara vermeler, erteleme ve dikkat dağınıklığı olarak karşımıza çıkıyorsa ve amacını aşacak kadar uzun sürüyorsa bu durum da üzerine gidilmesi gereken bir zaman yönetimi sorunudur.

Günün en verimli saatleri?

Kimi insanlar sabahları, kimileri ise akşamları daha etkinidir. Öncelikle kişilerin kendi vücut takvimlerinin günün hangi saatinde daha verimli çalışmaya yatkın olduğunu belirlemeleri gerekir. Yapılan araştırmalar bu zamanların çoğunlukla sabahın erken saatleri olan 7 ila 11 saatleri olduğunu göstermektedir. Bu nedenle bu saatlerden iyi yararlanmak erken uyanmayı, erken kalkabilmek, yeterince uyuyabilmek için erken yatmayı gerektirmekte. Ancak avukatlar gibi günün en verimli olabilecek zamanlarında duruşma için adliyede zaman kaybediyor olmak, zaman yönetiminin işimizin verimliliği korumak için ne kadar önemli olduğunu bir kez daha ortaya koymaktadır. Geç vakitlere kadar çalışmak gerekebilir ama bunu alışkanlık haline getirmemek gerekir. Aksi halde, dikkat dağınıklığı, sürekli bitkinlik ve yorgunluk gibi yeni sorunlarımız olabilecektir.

Genel zaman kaybettiriciler?

Zamanı boşa harcamak, insanın doğasında vardır. Bu bizim kendi seçimlerimizin sonucu olabileceği kadar, çeşitli etkenler de zamanımızı istemediğimiz halde alabilirler. Zaman kaybettiricilerle mücadele etmek onları zamanımızı çalmadan tanıyıp engel olmakla mümkündür.Zaman kaybettiriciler genelde şunlardır:

• KiÅŸisel, çevresel düzensizlik,
• KiÅŸisel erteleme, geciktirme alışkanlığı,
• Zaman kaybettirecek isteklere hayır diyememek,
• Planlanmamış beklemeler,
• Beklenmeyen aksaklıklar,
• Randevusuz ziyaretçiler,
• Uzayan / gereksiz telefon görüşmeleri,
• Gereksiz posta ve kargolar,
• Uzayan dedikodu / kahve / sigara sohbetleri,
• Amacını aÅŸan / gereksiz titizlik,

Kişisel, çevresel düzensizlik

Yanlış yere konulmuÅŸ dosyalar, yanlış dosyaya takılmış bulunamayan belgeler… Bir avukatlık bürosundaki en sıkıntılı anların sorumlularıdır. Böyle bir durumun vereceÄŸi stresten ve zaman kaybından korunmanın en iyi yolu iyi bir dosyalama sistemi oluÅŸturmak ve masa üzerlerinde, açıkta hiçbir evrak bulundurmamaktır. ABD’li hukuk firmaları, dosyalar ve ilgi bekleyen evraklarla dolu masalar yerine, “temiz masa” politikasını benimsemiÅŸ durumdalar.

Türk avukatlar için dosyalama sistemi konusunda herhangi bir standart bulunmamaktadır ve staj eğitim programlarının en büyük eksikliklerinden birisi de stajyer avukatlara evrak ve dosya yönetimi konusunda tecrübe aktarımı yapılmaması, bu konuda bir standart oluşturulamamasıdır. Halbuki yönetim bilimlerinden yararlanılarak avukatların daha verimli çalışması sağlanabilir. Zaman kaybettiriciler arasında masa ve büro dağınıklığı kadar, zihin dağınıklığı da zaman israfına neden olmaktadır. Bu nedenle zaman yönetimi uzmanları kesintiye uğramış olsa da başlanmış bir iş bitirilmeden bir diğerine başlanmamasını önermektedirler.

Kişisel erteleme, geciktirme alışkanlığı

Jane Allan’ın dediÄŸi gibi, “Hiçbir ÅŸey ertelemek kadar uzun sürmez“. Yine ona göre ertelemenin esas sebebi korkudur. Masamızın üzerinde yıpranmış ve üzerinde çay lekesi bulunan evraklar varsa, bunlar ertelenen iÅŸlere en iyi örneklerdir ve bu ertelememiz genellikle ÅŸu sebeplere dayanır:

• Yapmaktan nefret ettiÄŸimiz için,
• Sonuçlarından korktuÄŸumuz için,
• Nasıl yapılacağını bilmediÄŸimiz için,
• Yapmaktan zevk almadığımız için.

Erteleme ve geciktirme her insanın doÄŸasında olduÄŸu oranda avukatlık mesleÄŸine de yansır. Ancak bu erteleme ve geciktirmeler genellikle usul hukukundan kaynaklanan süreler ve avukatın özen yükümlülüğü nedeniyle pek fazla uzayamaz.  Ertelenen iÅŸler genellikle sıkıcı, hoÅŸlanılmayan, araÅŸtırma gerektiren ve angarya olarak deÄŸerlendirilen iÅŸlerdir. Bu ertelemelerin verimliliÄŸimizi düşürmemesi için uzmanlar, her iÅŸ için bir bitirme tarihi belirlenmesini, bu iÅŸin bitirilmesi karşılığında içten içe bir ödül veya ceza sistemi geliÅŸtirilmesini, hatırlatıcılardan yararlanılmasını, en önemlisi ise ertelenmeye meyilli olunan “sıkıcı” iÅŸleri en kısa sürede bitirerek, hem o iÅŸten hem de verdiÄŸi stresten öncelikle kurtulmayı öneriyorlar.

Zaman kaybettirecek isteklere hayır diyememek

Hayır diyememek, avukatların çok fazla zamanına malolan bir durumdur. Bu durumun arkasında birçok algı ve beklenti yatar. Şöyle cümleler duymaya alışmışsınızdır: “O müvekkilin bende 4 tane önemli davası var nasıl hayır diyeyim?”. Ancak bu soru cümlesi pek az profesyonellik barındırır. Aldığımız iÅŸlerin, yapmamız için zorlandığımız bedelsiz iÅŸlerde, ÅŸantaj aracı olarak kullanılmasına hayır diyebilmeliyiz. Yardıma koÅŸmak ve buna devamlı hazır olmak, iyi insan özellikleridir. Ancak verdiÄŸimiz yardımın paraya tahvil edilmesi gereken bir hizmet türü olması gerçeÄŸi karşısında, insanlarda yaratacağımız “yardımsever” intibasının bize büyük zararları olacaktır. BahsettiÄŸim kaygılarla kabullenilen iÅŸlerin bedelsiz olarak yapılıyor olmasının müvekkil için hiçbir önemi yoktur. Çünkü onu yapmayı artık kabul etmiÅŸsinizdir. Siz bundan dolayı taktir beklerken, aksine; kabul ettiÄŸiniz ve zamanında yetiÅŸtiremediÄŸiniz iÅŸler nedeniyle, “güvenilmez avukat” olarak nitelenmeniz büyük olasılıktır. Hayır diyebilmek konusunda William Ury tarafından yazılan Pozitif Hayır’ın Gücü kitabını her meslektaşımın okumasını öneririm.

Randevusuz ziyaretçiler

Bir avukatlık bürosunda gelip gidenlerin sayısının fazla olması genellikle özlenen ve tercih edilen bir durumdur. Ama bu durum kontrolden çıkmış ve sizi çalışamaz hale getirmiÅŸse, dur demenin zamanı gelmiÅŸ demektir. Ä°nsanlar ülkemizde, diÄŸer profesyonel meslekler için gösterdikleri özeni, avukatların mesaisine göstermeme eÄŸilimindedirler. Ne de olsa -kafalarındaki imaja göre- avukatlar oturdukları yerden para kazanırlar ve hergün vatandaşın “muhteÅŸem” sorunlarını günün her saatinde dinlemeye hazır ve nazır kiÅŸilerdir… Ä°ÅŸte bu anlayıştaki ziyaretçilerin alacağı zamanı yönetmek, hem sabır hem de incelik gerektirir.

Tecrübeler ve uzman görüşleri göstermiÅŸtir ki, ne zaman geleceÄŸi belli olmayan müvekkillerin randevularına uymalarını beklemek yerine onları, onlar için ayrılan günde ve gerektiÄŸi kadar sürelerde ziyaret etmek daha iyi bir tercihtir. Böylece zamanın yönetimi ve görüşmeyi sonlandırma avukatın inisiyatifinde olacaktır. Bürodaki uzayan bir görüşme için de uzmanlar “ayaÄŸa kalkmayı” önermekteler. Çünkü ev sahibinin ayaÄŸa kalkması ile büyük oranda ziyaretçinin de ayaÄŸa kalktığı bir otomatik tepkiye sebep olunur. Hiç uygun olmadığınız zamanlarda ise ziyaretçinizi ayakta karşılamak ve gerekmedikçe oturmasını teklif etmemek de zaman yönetiminde baÅŸka bir etkili yol olarak tavsiye edilmekte. Bazı durumlarda dürüst davranıp, zamanınızın kısıtlı olduÄŸunu, bitirmeniz gereken iÅŸler olduÄŸunu açıkça söylemeniz gerekebilir.

Beklemeler…

Ä°nsanların randevularına gecikmesi bizim ülkemizde olaÄŸan bir durumdur. Bu durumda zaman kaybetmemek için mutlaka yedekte bir iÅŸ bulundurmalı ve beklenen kiÅŸi gelene kadar bu iÅŸe devam edilmelidir Aksi halde beklemek, hem zaman hem de moral kaybı haline dönüşecektir. Yüzyüze görüşmenin derekmediÄŸi hallerde kullanımı oldukça kolay olan video konferans yazılımları zaman kazanmak için iyi birer seçenektir. Bu konuda en geniÅŸ imkan tanıyan program olarak Skype‘yi önerebilirim. Böylece ulaşım ve diÄŸer beklemelerden kaynaklanan zaman kayıpları en aza indirilebilir.

DuruÅŸma solunu önündeki beklemeler avukatların sabrını en çok zorlayanlardır. Burada geçen günün “en verimli zamanını” az sonra gireceÄŸimiz davanın dosyasını gözden geçirerek ya da öğleden sonra yazacağımız bir dilekçe için bulduÄŸumuz kaynağı gözden geçirerek mesaimize kazandırmamız mümkündür.

Zaman yönetimi ne değildir?

Zaman yönetimi saate karşı yarışmak ve bunu takıntı haline getirmek demek değildir. Zamanımızı yönetmek onu boşa hacamamak için yapmamız gerekenlerdir. Ama zaman yönetimi insan kapasitesinin sınırlarının sonuna kadar denenmesi de demek değildir.  Bu nedenle hayatımızı harap etmeyecek sayıda iş yapmayı hedeflemek ve buna uygun tempoda çalışmak en iyisidir.

Zaman yönetimi basit kurallarla ve disiplinli ÅŸekilde, özellikle yazılı planlar yaparak ve notlar alarak çalışmakla mümkündür. Zaman yönetimi adına yapabileceÄŸimiz en büyük hata, hafızamıza güvenmek ve beynimizi not alarak rahatlatabileceÄŸimiz iÅŸlerle meÅŸgul etmek demek deÄŸildir. Beynimiz en fazla 7 – 8 düşünceyi aklda tutma kapasitesine sahiptir.

Zaman yönetimi aynı iÅŸi daha kısa zamanda ve kaliteli bir ÅŸekilde yapmak demektir. Yoksa zaman yönetimi alıştığımız verimsiz davranışlarımızı daha kısa zamanda yapmaya çalışmak demek deÄŸildir. ÖrneÄŸin daha düzenli faks göndermeye çalışmak yerine, yazışmalarımızı e-posta ile yapmayı seçebiliriz. Müvekkil ve meslektaÅŸlarımızla iletiÅŸim kurarken e-posta kullanmak büyük zaman kazandırır. Yeter ki e-posta yüz yüze görüşülmesi gereken bir konu için kullanılmamış olsun. Biz avukatlar yazışmalarımızda genellikle resmi ve sert bir dil kullanırız. Bu da yazdıklarımızdan istemediÄŸimiz anlamlar çıkarılmasına neden olabilecektir. Bu nedenle iliÅŸkileri eski haline getirmek gibi “zaman alıcı” bir iÅŸle uÄŸraÅŸmamak için en etkili iletiÅŸim yöntemini her iÅŸe göre ayrı ayrı belirlemek gerekir.

Kaynaklar

• Marion E. Haynes, KiÅŸisel Zaman Yönetimi
• Jane Allan, Zaman Yönetimi
  

İlgili diğer yazılar

• BaÅŸarı için avukatlara öneriler: Enerjinizi seçilmiÅŸ müvekkillerinize odaklayın
• Yargı Reformu Stratejisi Taslağında Avukatlık
• Avukatlığın bilinmeyen türü: Koruyucu Avukatlık
• Åžeytanın avukatı var mı?
• Avukatlık mesleÄŸinin süregelen sorunları
• Avukata karşı iÅŸlenen suçlar
• Avukatlık kamu hizmeti midir?